Der Sinn eines Businessplans besteht in erster Linie in einer detaillierten und strukturierten gedanklichen Durchdringung des Gründungsvorhabens. So sollen Planungsfehler im Vorfeld der Unternehmensgründung soweit möglich vermieden werden. Er dient insbesondere den Personen, die in Bezug auf das Vorhaben Entscheidungen mit großer Tragweite zu treffen haben, als wesentliche Grundlage. Mit dem Businessplan müssen sie daher in die Lage versetzt werden, einen fundierten Entschluss über das weitere Vorgehen fassen zu können. Damit kann der Businessplan sowohl als Planungs- als auch als Kommunikationsinstrument eingesetzt werden.
Adressatenkreis
An dem Inhalt eines Businessplans sind viele Personenkreise interessiert, und zwar außerhalb und innerhalb des Unternehmens.
Die einzelnen Adressaten haben unterschiedliche Interessen und legen daher auf verschiedene Gesichtspunkte besonderen Wert. Abhängig davon, wem Sie Ihren Businessplan vorlegen wollen, sollten Sie daher insbesondere auf die Aspekte ausführlich eingehen, die für den Leser von spezieller Bedeutung sind!
Unternehmensextern
Beschaffung von Fremdkapital
In der Praxis ist ein Businessplan vor allem bei der Beschaffung von Fremdkapital von Bedeutung. Insbesondere gewähren Banken keinen Kredit, ohne dass ein ordnungsgemäßer Businessplan vorliegt. Sie verlangen regelmäßig einen vollständig durchdachten und durchgerechneten Plan, aus dem sich die wirtschaftliche Tragfähigkeit des Gründungsvorhabens ergibt. Der Schwerpunkt der Betrachtung liegt dabei auf einer detaillierten Finanzplanung, aus der sich ergibt, dass das Unternehmen in der Lage ist, ohne nennenswerte Risiken seinen Zahlungsverpflichtungen – also Ratenzahlungen und Rückzahlung des Darlehens nach Ablauf der Darlehensdauer – nachzukommen, und dass die eventuell vom Gründer zur Verfügung gestellten Sicherheiten nicht an Wert verlieren.
Aber auch weniger strenge Darlehensgeber, zum Beispiel Crowd-Investoren, benötigen für ihre Entscheidung über die Kreditvergabe einen Einblick in die Planungen. Im Vordergrund stehen dabei häufig nicht unbedingt die rein wirtschaftlichen Aspekte der Unternehmensgründung, sondern häufig auch kulturelle, ökologische oder soziale Ziele, die das Unternehmen verfolgen will.
Schließlich verlangt selbst der deutsche Staat, wenn er im Rahmen von öffentlichen Förderprogrammen Zuschüsse oder Kredite für Unternehmensgründungen gewährt, dass ein Businessplan vorgelegt wird. Da es nun Aufgabe des Staates ist, in erster Linie die Wohlfahrt der Allgemeinheit und nicht den Reichtum eines Einzelnen zu fördern, legt er vor allem Wert auf den volkswirtschaftlichen Nutzen der Unternehmensgründung. Dieser kann sich beispielsweise aus der starken technischen Innovation eines neuen Produkts ergeben, die den Standort Deutschland wirtschaftlich stärkt, oder aus einer relevanten Anzahl von neuen Beschäftigungsverhältnissen, die das Unternehmen schaffen kann. Ebenso können unternehmerische Nebenziele wie Integration oder Verbesserung der Umwelt und Gesundheit von Bedeutung sein. Nicht zuletzt fördert der Staat auch solche Gründungen, durch die der Gründer als Bezieher staatlicher Sozialleistungen wie Arbeitslosengeld oder „Hartz IV“ ausscheidet und eine reguläre Beschäftigung aufnimmt.
Beschaffung von Eigenkapital von Investoren
Häufig benötigen Unternehmensgründer nicht nur einen Kredit, sondern sie sind auf der Suche nach Investoren, die bereit sind, Anteile an dem neuen Unternehmen zu erwerben. Investoren sind jedoch regelmäßig nur bereit, in das Unternehmen einzusteigen, wenn sich ihre Investition zumindest mittelfristig für sie rechnet. Meist erhoffen sie sich, dass der Wert ihrer Anteile in den nächsten Jahren wesentlich steigt und sie diese dann wieder mit hohem Gewinn verkaufen können. Insofern ist ihnen besonders wichtig, ob eine explosionsartige Steigerung des Unternehmenswerts möglich erscheint. Dies ergibt sich nur in seltenen Fällen aus einer außergewöhnlichen Gewinnsituation, sondern vielmehr aus dem Potenzial, kurzfristig große Marktanteile zu gewinnen. Investoren sind daher oft auf der Suche nach sogenannten disruptiven Innovationen, durch die eine bestehende Technologie oder ein bestehendes Produkt theoretisch vollständig verdrängt werden kann. Ob ein neues Unternehmen dieses Potenzial hat, muss sich aus dem Businessplan ergeben.
Gewinnung von Kunden
Des Weiteren interessieren sich auch potenzielle Kunden für den Businessplan. Dies ist der Fall, wenn sich ein gewerblicher Kunde für eine langfristige Geschäftsbeziehung entscheiden soll und das angebotene Produkt für ihn von besonderer strategischer Bedeutung ist. Der Kunde möchte vor allem sichergestellt wissen, dass das neue Unternehmen auch in Zukunft noch besteht. Anderenfalls wären seine Investitionen in das neue Produkt nutzlos.
Beispiel
Ist ein Kunde auf der Suche nach einer neuen Unternehmenssoftware, zählt für ihn nicht nur die Leistungsfähigkeit und die einmalige Lizenzgebühr, wenn er eine Wahl trifft. Vielmehr hat auch die Frage großes Gewicht, ob der Anbieter zukünftig noch in der Lage ist, die Software auf weitere Arbeitsplätze zu installieren, auftretende Fehler zeitnah zu beheben, Personal zu schulen und auf neue technische Anforderungen anzupassen, beispielsweise bei der Migration der Software auf neue Betriebssysteme. Ist dies nicht gewährleistet, wird sich der Kunden selbst dann nicht für die Implementierung der Software entscheiden, wenn sie leistungsstark und günstig ist!
Orientierung von Lieferanten
Ebenso verlangen Lieferanten häufig einen Einblick in den Businessplan. Dies gilt zumindest dann, wenn der Lieferant seinerseits eigene erhebliche Investitionen tätigen muss, um seinen Verpflichtungen gegenüber dem neu gegründeten Unternehmen nachzukommen. In solchen Fällen rentiert sich nämlich für ihn die Geschäftsbeziehung zumeist eher mittel- bis langfristig, da seine Einnahmen hieraus seine anfänglichen Investitionen erst zu einem späteren Zeitpunkt decken (Amortisation). Für den Lieferanten ist es daher wichtig, zumindest dem Businessplan zu entnehmen zu können, ob die Fortführung des neuen Unternehmens auch über die Amortisationsdauer hinaus sichergestellt ist.
Rekrutierung potenzieller Mitarbeiter
Schließlich können mithilfe eines Businessplans Arbeitnehmer für das neu gegründete Unternehmen gewonnen werden. Dies gilt insbesondere für Mitarbeiter, die über besondere Fähigkeiten oder Netzwerke verfügen, zum Beispiel Softwareentwickler oder Vertriebsdienstleister. Da gute Leute begehrt sind und sich daher ihre Arbeitgeber aussuchen können, müssen sie davon überzeugt werden, sich für das neu gegründete Unternehmen zu entscheiden. Neben den wirtschaftlichen Aspekten ist deshalb im Businessplan für diese Personengruppe hervorzuheben, wie sich das Unternehmen in Zukunft weiterentwickeln soll. Von regem Interesse ist insoweit, wie breit der Aufgaben- und Verantwortungsbereich des Bewerbers sein soll, welche Karrierechancen er hat, wie der Personalbestand ausgebaut werden soll oder ob eine Internationalisierung angestrebt wird.
Unternehmensintern
Unternehmer
Für den Unternehmer ist der Businessplan in mehrfacher Hinsicht von Bedeutung. Zunächst ist der Gründer im Rahmen der Erstellung und Niederschrift des Businessplans gezwungen, sein Konzept strukturiert darzustellen. Dies setzt zum einen voraus, dass er die Ziele, die er mit der Unternehmensgründung verfolgt, genau definieren muss. Erst wenn er sich hierüber im Klaren ist, kann er Strategien entwerfen, wie diese Ziele erreicht werden sollen und welche konkreten Maßnahmen zu treffen sind. Zum anderen erfordert die Erstellung eines Businessplans, dass sich der Gründer mit allen Aspekten seines Vorhabens eingehend beschäftigt und tiefgehende Recherchen anstellt. Dabei müssen Gründer häufig feststellen, dass sie bei der Entwicklung einer Geschäftsidee bestimmte Gesichtspunkte nicht berücksichtigt oder falsch eingeschätzt haben. Typischerweise machen Gründer bei einer ersten Einschätzung folgende Fehler:
- Sie über- oder unterschätzen das Marktpotenzial des neuen Produkts und die Konkurrenz.
- Sie übersehen fremde gewerbliche Schutzrechte, zum Beispiel Patente, Gebrauchsmuster und Urheberrechte.
- Sie bewerten Risiken nicht oder unzutreffend.
- Sie haben überhöhte Preisvorstellungen und setzen die Kosten zu niedrig an.
Aufgrund der intensiven Beschäftigung mit dem Geschäftsmodell beim Erstellen des Businessplans kann nun der Unternehmer seine ursprünglichen Annahmen korrigieren, seine Ziele und Strategien anpassen und somit Planungsfehler vermeiden.
Wichtig
Im schlimmsten Fall erkennt der Gründer, dass sein Geschäftsmodell wirtschaftlich nicht tragfähig ist. Wenn er deshalb von der Verwirklichung Abstand nimmt, ist dies jedoch nicht tragisch. Es ist vernünftiger, eine Geschäftsidee ohne Aussicht auf Erfolg nicht umzusetzen, als sehenden Auges Geld und Zeit zu verschwenden und am Ende mit Nichts dazustehen!
Die Funktion des Businessplans ist aber für den Unternehmer mit der erstmaligen Erstellung nicht erschöpft. Vielmehr dient er nun als Leitfaden für jeden einzelnen Schritt bei der Umsetzung. Er ermöglicht jederzeit einen Abgleich zwischen den geplanten Maßnahmen (Soll) und den tatsächlich eintretenden Ereignissen (Ist), damit stellt er ein nützliches Überwachungsinstrument bei der Realisierung der Gründungs- und Markteintrittsplanung dar.
Unvorhergesehene Gegebenheiten, zum Beispiel geänderte Kundenwünsche, neue Konkurrenten, höhere Selbstkosten, aber auch neue Geschäftschancen, können dazu führen, dass der ursprüngliche Businessplan angepasst werden muss. In diesem Fall sind ggf. eine neue Definition der Ziele, Strategien und Maßnahmen sowie eine neue Bewertung des Geschäftsmodells erforderlich.
Kontrollgremien
In einigen Unternehmen existieren Gremien, die die Geschäftsführung überwachen. Dies können beispielsweise ein Beirat bei Personengesellschaften und GmbHs sowie ein Aufsichtsrat bei einer Aktiengesellschaft sein. Solche Gremien werden von Anteilseignern oder Kapitalgebern eingesetzt, wenn sie nicht selbst an der Geschäftsführung beteiligt sind. Diese Kontrollgremien verlangen bei der Umsetzung neuer Geschäftsvorhaben von der Geschäftsführung einen Businessplan, um sich von der Rentabilität der Investition zu überzeugen. Sie legen insbesondere Wert auf die wirtschaftliche Tragfähigkeit der neuen Unternehmung, eine eingehende Risiko-Analyse sowie ggf. die Übereinstimmung mit den anvisierten Zielen.
Mitarbeiter
Schließlich kann der Businessplan (zumindest in Teilen) der Belegschaft bekannt gemacht werden. Das Wissen um die Pläne, Ziele und Strategien des Arbeitgebers kann nicht nur sehr motivationsfördernd auf die Mitarbeiter wirken, wenn sie sich damit identifizieren können und von ihrer Position aus an der Umsetzung mitwirken wollen, sondern es kann auch als Richtschnur für die tägliche Arbeit dienen. Wenn nämlich die Mitarbeiter wissen, was der Chef eigentlich will, sind sie auch ohne dessen ausdrückliche Weisung in der Lage, in ihrem Tätigkeitsbereich schnell und unbürokratisch zumindest kleinere Entscheidungen zu treffen. Dies erhöht die Eigenständigkeit und Flexibilität der Mitarbeiter und damit wiederum deren Motivation.
Grundregeln
Bedenkt man den breiten Adressatenkreis eines Businessplans, liegt es auf der Hand, dass Sie bei der Erstellung sehr sorgfältig arbeiten müssen. Damit der Plan für jeden aus sich selbst heraus verständlich ist, sollten Sie einige Grundregeln beachten.
Aufbau eines Businessplans
Achten Sie deshalb darauf, dass Ihr Businessplan so aufgebaut ist, dass der Leser Schritt für Schritt in Ihr Geschäftsmodell eingeführt wird. Wesentlich ist insoweit, dass der Leser jeden einzelnen Ihrer Gedanken logisch nachvollziehen kann. Für eine solche Struktur gibt es zwar keine feste Regel, in der Praxis hat sich jedoch in den meisten Fällen folgender Aufbau bewährt:
- Deckblatt und Verzeichnisse,
- Kapitel 1: Executive Summary,
- Kapitel 2: Geschäftsidee,
- Kapitel 3 Markt und Wettbewerb,
- Kapitel 4: Marketing und Vertrieb,
- Kapitel 5: Unternehmenskonzept,
- Kapitel 6: Zeitplan,
- Kapitel 7: Chancen und Risiken,
- Kapitel 8: Finanzplan,
- Anhang.
Die Grundidee dieser Struktur ist, dass – nach einer Einführung in das Thema – die Darstellung des Geschäftsmodells vom Allgemeinen ins Spezielle führt. So wird nach der Beschreibung Ihrer Geschäftsidee und Ihrer Person zunächst das allgemeine Marktumfeld dargestellt, in dem Sie sich bewegen wollen. Daraus ergeben sich Ihre Ziele, Strategien und Maßnahmen, die Sie konkret umsetzen wollen. Stehen diese fest, resultieren hieraus eine bestimmte Geschäftsorganisation und ein Zeitplan, nach dem die Umsetzung erfolgen soll. Abschließend werden die Chancen und Risiken gegeneiner abgewogen und die finanziellen Auswirkungen ermittelt.
Wichtig
Ein Businessplan schreibt sich nicht einfach so herunter. Für die meisten Kapitel sind umfassende Vorüberlegungen anzustellen. Außerdem werden Sie in der Regel eingehende Recherchen über die technischen, wirtschaftlichen und rechtlichen Rahmenbedingungen durchführen müssen. Einen logisch aufgebauten und in sich geschlossenen Businessplan werden Sie nur erstellen können, wenn die Geschäftsidee und das Geschäftsmodell so konzipiert sind, dass sie den Vorgaben entsprechen.