Outsourcing

Heutzutage lagern immer mehr Firmen immer mehr Dienstleistungen, die zuvor im Unternehmen durchgeführt wurden, an externe Geschäftsbetriebe aus (Outsourcing). Häufig erledigen ehemalige Mitarbeiter, die zuvor angestellt waren, diese Aufgaben nunmehr im Rahmen einer selbstständigen Tätigkeit. Outsourcing kommt mittlerweile in nahezu allen Bereichen von Unternehmen vor, es haben sich jedoch die folgenden herauskristallisiert, die als besonders typisch gelten:

• Kundenservice.
• Informationstechnik.
• Marketing (in all seinen Formen, also beispielsweise auch in Social Media und bei der Content-Erstellung),
• Buchhaltung,
• Grafikdesign,
• Medienerstellung.

Das Outsourcing birgt sowohl für das auslagernde Unternehmen als auch für den Dienstleister Chancen wie Risiken. Haben Sie sich entschlossen, ausgelagerte Dienstleistungen für ein Unternehmen zu übernehmen, sollten Sie also in Ihrem Businessplan nicht nur die Vor- und Nachteile für Sie selbst, sondern auch die für Ihren Auftraggeber darstellen. Nur so kann sich der Leser ein Bild davon machen, ob die durch Outsourcing entstehende Geschäftsbeziehung nachhaltig Bestand haben kann und nicht etwa vom Auftraggeber schon bald beendet wird.

Interessenlage des outsourcenden Unternehmens

Unternehmen lagern Geschäftsfelder regelmäßig nur dann aus, wenn sie dadurch einen Zusatznutzen erzielen können. Vorteile ergeben sich in erster Linie beispielsweise aus der Konzentration auf das Kerngeschäft. Durch die Auslagerung nachrangiger Tätigkeiten muss das Unternehmen bestimmte Infrastrukturen wie IT-Anlagen oder Büroräume nicht selbst vorhalten, das Gleiche gilt für das Personal. Das Unternehmen braucht sich um diese Bereiche nicht mehr zu kümmern, vielmehr kann die Geschäftsleitung die Kerngeschäftsfelder in den Mittelpunkt ihrer Aufmerksamkeit stellen.

Ein weiterer wesentlicher Vorteil ist die Kostensenkung. Sie ergibt sich insbesondere durch die Senkung der Investitionen für Betriebsmittel und den Wegfall von Personalkosten, zum Beispiel Gehälter oder Schulungen eigener Mitarbeiter). Die meisten Outsourcing-Verträge sind zudem so konzipiert, dass nur die tatsächliche Leistung bezahlt wird, Kosten durch Leerstände oder Leerlaufzeiten entstehen erst gar nicht.

Darüber hinaus führt der Fremdbezug oft zu qualitativen Vorteilen. Beispielsweise wird durch die Vergabe von Aufträgen an spezialisierte Anbieter, die technologisch auf dem neuesten Stand sind, der Zugang zu modernsten Technologien überhaupt erst ermöglicht. Die Aufgaben werden somit effizienter und qualitativ hochwertiger bearbeitet.

Nicht zuletzt sorgt Outsourcing für ein hohes Maß an Transparenz. Da der Dienstleister als externer Partner auftritt, müssen die Leistungen klarer definiert werden, als wenn sie im Unternehmen selbst erbracht werden. Dies schafft nicht nur ein Verständnis für den Umfang und die Tiefe der Dienstleistung, sondern auch für deren Werthaltigkeit und die damit verbundenen Risiken.

Ein wesentlicher Nachteil des Outsourcings ist die damit einhergehende Abhängigkeit vom Dienstleister. Treten bei ihm wirtschaftliche Schwierigkeiten auf oder sind seine Ergebnisse quantitativ oder qualitativ ungenügend, kann dies hohe Folgekosten in der eigenen Unternehmung nach sich ziehen. Auch kommt dem Unternehmen durch die Auslagerung von Prozessen zwangsläufig Know-how abhanden. Werden Tätigkeiten vollständig an Externe abgegeben, geht das hierfür notwendige Wissen im Unternehmen selbst verloren und kann nicht ohne Weiteres wieder aufgebaut werden.

Besondere Probleme können sich ergeben, wenn der Dienstleister Einblick in sensible Firmendaten erhält. Eine vertrauensvolle Zusammenarbeit ist unter solchen Umständen unverzichtbar.

Interessenlage des Dienstleisters

Der Vorteil des Dienstleisters besteht vornehmlich darin, dass er einen Auftrag erhält. So kann er häufig ein höheres Einkommen erzielen, als wenn er die gleiche Tätigkeit im Rahmen einer Anstellung durchführen würde. Darüber hinaus kann er weitere Aufträge annehmen, um seinen Gewinn insgesamt zu erhöhen.

Allerdings ist neben den allgemeinen Chancen und Risiken, die mit der Selbstständigkeit einhergehen (vgl. hierzu Kapitel 1.2), beim Outsourcing zu beachten, dass sich der Dienstleister im Wettbewerb mit anderen Anbietern befindet. Es besteht daher das besondere Risiko, dass der Auftraggeber zu einem späteren Zeitpunkt die Geschäftsbeziehung wieder löst oder nur zu schlechteren Konditionen fortführen will.

Erfolgreiches Outsourcing

Angesichts der vorgenannten Vor- und Nachteile des Outsourcings wird der Leser sein Augenmerk vor allem darauf richten, ob Ihr Geschäftsmodell den besonderen Anforderungen an Outsourcing-Prozesse genügt. Insbesondere ist auf Folgendes zu achten:

• Verhältnis zum Auftraggeber: Grundlage jeder Geschäftsbeziehung ist Vertrauen! Legen Sie in Ihrem Businessplan daher dar, worauf Ihre Beziehung zum Auftraggeber beruht, zum Beispiel auf einer vorherigen Anstellung oder einem Freundschaftsverhältnis.
• Präzise Vertragsdefinitionen: Falls ein Outsourcing-Vertrag bereits geschlossen wurde oder gerade darüber verhandelt wird, sollte dieser genaue Vereinbarungen über den Standard der Leistung, den Umfang und die zeitliche Abfolge (Service Levels) enthalten; ebenso klare Vereinbarungen über die Haftung und Schadensregulierung bei Nicht- oder Teilerfüllung. Dies impliziert, dass Sie sich mit Ihrem Vertragspartner eingehend über Art und Umfang sowie die Werthaltigkeit Ihrer Tätigkeit Gedanken gemacht haben und spätere Enttäuschungen (weitgehend) ausgeschlossen sind.
• Kontrolle: Das outsourcende Unternehmen muss Ihre Arbeit anhand klar definierter Leistungsmerkmale kontrollieren können. Ein regelmäßiger Austausch zwischen den beteiligten Mitarbeitern des Auftraggebers und Ihnen sollte nicht nur vereinbart werden, sondern auch tatsächlich stattfinden. Dies lässt den Schluss zu, dass beide Parteien gewillt sind, die Geschäftsbeziehung auf professionelle Weise aufrechtzuerhalten.
• Vertragslaufzeit und Kündigung: Der Auftrag sollte sich über einen hinreichend langen Zeitraum erstrecken und nicht vorher ordentlich kündbar sein. Idealerweise sollte die Mindestlaufzeit andauern, bis die kritische Anfangsphase Ihres Unternehmens überwunden ist und es notfalls auch ohne diesen Auftrag wirtschaftlich überleben kann.

Wichtig

Tatsächlich selbstständig sind Sie nur, wenn Sie das unternehmerische Risiko in vollem Umfang selbst tragen und Ihre Arbeitszeit frei gestalten können. Nach § 611a Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) trifft dies nicht zu, wenn der Arbeitsvertrag den Arbeitnehmer im Dienste eines anderen zur Leistung weisungsgebundener, fremdbestimmter Arbeit in persönlicher Abhängigkeit verpflichtet. Das Weisungsrecht kann Inhalt, Durchführung, Zeit und Ort der Tätigkeit betreffen. Weisungsgebunden ist, wer nicht im Wesentlichen frei seine Tätigkeit gestalten und seine Arbeitszeit bestimmen kann. In welchem Maß eine persönliche Abhängigkeit vorliegt, richtet sich auch nach der Eigenart der jeweiligen Tätigkeit. Für die Feststellung, ob ein Arbeitsvertrag vorliegt, ist eine Gesamtbetrachtung aller Umstände vorzunehmen. Zeigt die tatsächliche Umsetzung des Vertragsverhältnisses, dass es sich um ein Arbeitsverhältnis handelt, kommt es auf die Bezeichnung im Vertrag nicht an.

Falls Sie unsicher sind, ob es sich bei Ihrem Vorhaben um eine abhängige Beschäftigung oder eine selbstständige Tätigkeit handelt, können sie bei der Clearingstelle der Deutschen Rentenversicherung Bund den sozialversicherungsrechtlichen Status prüfen lassen. Insbesondere bei Erwerbstätigen, die dauerhaft fast vollständig für einen Auftraggeber arbeiten, schützt eine Prüfung vor späteren Überraschungen!